Kokouspyörä pyörimään

Tiistai 27.9.2016 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Monien hallitusten ja johtoryhmien kokouksissa asiat käsitellään tietyssä järjestyksessä. Järjestys voi olla vakiintunut tai yksinkertaisesti kokouskutsun tekijä kopioi sen edellisestä kokouksesta.

Käsittelyjärjestyksellä on merkitystä. Asialistan ensimmäiset asiat saavat helposti enemmän aikaa ja huomiota kuin listalla myöhemmät asiat. Toki puheenjohtajalla on mahdollisuus huolehtia siitä, että asiat saavat tasapuolisen tai asian tärkeyteen perustuvan kohtelun järjestyksestä riippumatta. Toisaalta joku voi ymmärtää asioiden käsittelyjärjestyksen niinkin, että alkuun on laitettu semmoiset asiat, jotka on pakko käsitellä ja loppuun sellaiset, jotka jotka voidaan siirtää seuraavaan kokoukseen.

Jotkut ovat kertoneet, kuinka heidän asiansa aina kärsi, koska se oli asialistan lopussa. Asialle oli varattu 15 minuuttia mutta käytännössä se sai viisi - jos sitäkään. Jos asia on oikeasti tärkeä, koko organisaatio kärsii hallituksen tai johtoryhmän kokouksen asialistan järjestyksestä.

Puheenjohtajat sopeuttavat usein asialistaa sen mukaan, miten kukin vastuuhenkilö ehtii kokoukseen osallistumaan. Lisäksi jotkut puheenjohtajat vaihtavat käsittelyjärjestystä ihan vaihteenkin vuoksi.

Mutta asioiden käsittelyjärjestyksen muuttamiseen on toisenlainenkin ratkaisu, jota kutsumme Yhdistysjohtamisen oppaassa kokouspyöräksi. Aloitus- ja lopetusasioita lukuunottamatta asiat laitetaan pyörälle, jota kierretään pykälä jokaisen kokouksen jälkeen. Näin asiat saavat tasapuolisen käsittelyn.

Yhdistysjohtamisen opas julkistettiin 24.9.2016. Kirjaa saa tilata lomakkeella tai CxO Shopista.

Jyrkkä pudotus

Torstai 22.9.2016 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Jäin pois kahden yhdistyksen hallituksesta viime keväänä. Toisen kohdalla syynä oli sääntöihin kirjattujen määrävuosien täyttyminen. Toisen kohdalla kyse oli lupauksistani ja arvoistani. Olin luvannut olla kyläyhdistyksen hallituksessa niin kauan, kun poikani käy kylän koulua. Ylitin tämän 2-3 vuodella.

Lisäksi "puun takaa" tullut TIVIA:n hallituspaikka pakotti vähentämään osallistumista muiden yhdistysten toimintaan.

Olen päivitellyt parin muun hallituspaikasta luopuneen kanssa tilannetta. Sitä, kuinka jyrkkä pudotus tulee, kun jää pois yhdistyksen hallituksesta. Ensin on kädet täynnä töitä, sen jälkeen ei mitään. Putoat pois myös tiedotuksesta. Et tiedä enää, missä mennään tai mennäänkö missään edes.

Tulee sellainen olo, että kohdellaan kuin jotain luopiota.

Viime viikon perjantaina olimme kuitenkin - minä ja eräs toinen hallituksesta pois jäänyt - ottamassa vastaan Ilmailumuseoyhdistyksen Hawk-elämyskeskuksen sisältämää merikonttia Johannisbergin riihellä Ruotsinkylän kyläyhdistyksen järjestämää kyläpäivää varten.

Ja seuraavana eli varsinaisena kylätapahtumapäivänä ensimmäisenä ja liki viimeisenä paikalla.

Kirjoittaessani Yhdistysjohtamisen opas -kirjaa haastattelin lukuisan joukon yhdistysaktiiveja. Molemmat asiat - sekä hallituksen vaihtuvuus että osallistumisen monimuotoisuus - pomppasivat haastatteluissa esiin.

En ihmettele yhtään ihmisiä, jotka eivät halua yhdistyksen hallitukseen, jos hallituksen jäsenet muodostavat yhdistyksen ainoan resurssipoolin. Työtä tulee helposti aivan liikaa! Yhdistys, joka osaa osallistaa jäsenensä yhdistyksen toimintaan kullekin jäsenelle sopivalla tavalla, menestyy todennäköisimmin kuin yhdistys, joka keskittyy vain hallituksen tekemisiin ja tiedotus pysyy hallituksen sisällä.

Oma lukunsa on yhdistykset, joissa vastuuhenkilöt vaihtuvat vuosittain. Varsinkin ulkopuolisten on vaikea pysyä kärryillä, kuka mitäkin asiaa hoitaa ja milläkin tyylillä, kun ovi käy koko ajan. Parin vuoden pestit ja porrastettuina siten, ettei koko hallitus vaihdu kerralla, voisivat olla toimivampia.

Kolmas porukka on sellainen, joka juuttuu hallitukseen vuosikausiksi antamatta tilaa uusille kasvoille. Näitäkin on, vaikka itse olen kokenut enimmäkseen tilanteita, joissa on vaikeaa saada hallitus kasaan.

Näitä pohdimme Yhdistysjohtamisen oppaassa, jonka julkistamme lauantaina 24.9.2016 klo 11 Kokoushotelli Gustavelundissa. Ilmoittautumislinkki löytyy Ketterät Kirjat Oy:n ja CxO Professional Oy:n etusivuilta. Tervetuloa! Kirjaa voi ostaa jo CxO Shopista.